Fiscale vertegenwoordiging voor de Zwitserse omzetbelasting (BTW)

ten behoeve van buitenlandse ondernemingen

Fiscale vertegenwoordiging van buitenlandse ondernemers die in Zwitserland voor de Zwitserse omzetbelasting zijn geregistreerd wil zeggen, dat de Zwitserse belastingdienst haar correspondentie en administratieve beschikkingen niet rechtstreeks naar de onderneming in het buitenland zendt, maar in plaats daarvan aan een persoon of onderneming in Zwitserland die door de buitenlandse onderneming gevolmachtigd is om haar tegenover de Zwitserse belastingdienst te vertegenwoordigen.

Waarom fiscale vertegenwoordiging?

Uitgangspunt¹ van het volkenrecht, en in lijn daarmee ook van het administratief recht, is dat staten uitsluitend op hun eigen grondgebied belasting kunnen heffen. Dit betekent dat staten uitsluitend binnen de grenzen van hun grondgebied de administratieve handelingen kunnen verrichten die in het kader van het heffen of invorderen van belasting nodig zijn.

Een gevolg van dit uitgangspunt is dat een vreemde staat op het grondgebied van de staat waar buitenlandse ondernemingen zijn gevestigd geen administratieve handelingen ter ondersteuning van of met het karakter van belastingheffing of -invordering mogen verrichten. Een passende oplossing voor dit aspect van soevereiniteit is dat een staat dan aan buitenlandse ondernemingen de verplichting oplegt een binnen het grondgebied van die staat gevestigde fiscale vertegenwoordiger aan te stellen. Op die manier kan een staat dan ook tegen buitenlandse ondernemingen, die voor toepassing van de Zwitserse BTW zijn geregistreerd, belastingheffend optreden.

Uitsluitend wanneer een volkenrechtelijk verdrag waarbij Zwitserland en de andere staat, waarin een buitenlandse onderneming is gevestigd, beide verdragspartij zijn, en waarbij dat verdrag een regeling treft voor het grensoverschrijdend betekening/toezenden van documenten inzake administratiefrechtelijke aangelegenheden, kan van het eerst hierboven genoemde uitgangspunt worden afgeweken.

Wanneer een buitenlandse onderneming niet over een fiscale vertegenwoordiger beschikt, noch een volkenrechtelijk verdrag inzake het grensoverschrijdend betekening/toezenden van documenten inzake administratiefrechtelijke aangelegenheden op Zwitserland en de andere staat van toepassing is, dan rest Zwitserland niets anders dan de administratieve documenten langs diplomatieke weg (= Zwitserse Ministerie van Buitenlandse Zaken aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken van de desbetreffende andere staat) aan de buitenlandse onderneming toe te zenden.

Aan niet nakomen hiervan (zogenaamde "fictieve betekening in het buitenland"²) zijn de toepasselijke rechtsgevolgen van administratiefrechtelijke, civielrechtelijke en strafrechtelijke aard verbonden. Deze rechtsgevolgen richten zich naar volkenrecht alsmede naar het recht van de staat waarin de buitenlandse onderneming is gevestigd.

In het volkenrecht kunnen natuurlijke personen of rechtspersonen slechts in een beperkt aantal gevallen zich als rechtssubject rechtstreeks tot een internationaal rechterlijke college wenden. Zodoende worden buitenlandse ondernemingen die in hun land van vestiging met een fictieve betekening -gedaan door een Zwitsers overheidslichaam- worden geconfronteerd aangeraden zich over de geschikte juridische maatregelen in hun land van vestiging te informeren.

VAT plus kan uw onderneming bijstaan wanneer uw onderneming langs oneigenlijke weg rechtstreeks door de Zwitserse overheid in administratiefrechtelijke aangelegenheden wordt aangesproken.

Fiscale vertegenwoordiging: een noodzakelijk kwaad?

Iedere onderneming streeft er naar de kosten zo laag mogelijk te houden. De verplichting om een fiscale vertegenwoordiger aan te stellen wordt vanuit dat oogpunt dan ook vaak als een onwelkome kostenpost gezien. De ervaringen uit de praktijk laten echter zien dat buitenlandse ondernemingen veelal moeilijkheden hebben om Zwitserse BTW te begrijpen.

Enerzijds is hieraan schuld dat binnen vele buitenlandse ondernemingen het niveau van omzetbelastingtechnische kennis in het algemeen te laag of niet voorhanden is, of is lager geworden -een trend die sinds enige jaren nu zichtbaar is. Vaak weet men niet waar het voor de omzetbelasting op aankomt en wordt vergeten dat omzetbelastingtechniek en spraakgebruik twee verschillende dingen zijn.

Anderzijds is het feit dat de Zwitserse omzetbelasting een eigen karakter heeft een belangrijke bron van misverstanden. Ingebed in een eigen juridische respectievelijk publiekrechtelijke cultuur, hebben meerdere begrippen of concepten binnen de Zwitserse omzetbelasting een inhoud die verschilt van hetgeen in BTW systemen in andere landen gebruikelijk is. Al naar gelang kunnen die verschillen grote gevolgen hebben.

Juridisch karakter van fiscale vertegenwoordiging

Aan de basis voor fiscale vertegenwoordiging staat de volmacht. Bij de volmacht zijn drie partijen betrokken: ^a) de volmachtgever, dat wil zeggen de buitenlandse onderneming; ^b) de gevolmachtigde, dus de persoon of entiteit die zich bereid verklaart als vertegenwoordiger van de gevolmachtigde op te treden; en ^c) de Zwitserse overheid in de hoedanigheid van de Zwitserse belastingdienst, Hoofdafdeling BTW (Eidg. Steuerverwaltung, Hauptabteilung MWST).

De volmacht moet worden gedateerd en ondertekend door zowel de volmachtgever als de gevolgmachtigde (fiscale vertegenwoordiger), en moet daarna aan de Zwitserse belastingdienst worden toegezonden. In de regel zal die toezending door upload van de volmacht plaatsvinden wanneer de buitenlandse onderneming via de online procedure voor de toekenning van een Zwitsers BTW nummer wordt aangemeld.

In de (Zwitserse) rechtspraak wordt het karakter van de vertegenwoordiging in administratiefrechtelijke zaken als volgt omschreven:³

"De rechtsverhouding tussen de aangestelde vertegenwoordiger en de vertegenwoordigde partij wordt over het algemeen beheerst door het burgerlijk recht. De benoeming van een vertegenwoordiger gebeurt door zijn of haar volmacht. Dit is een eenzijdige rechtshandeling, te ontvangen door de andere partij om rechtswerking te kunnen hebben, die de vertegenwoordiger machtigt om de vertegenwoordigde partij tegenover derden te vertegenwoordigen. De vertegenwoordiging heeft tot gevolg dat het handelen of nalaten van de vertegenwoordiger namens de vertegenwoordigde partij rechtstreeks geldt voor of tegen de vertegenwoordigde partij alsof deze zelf had gehandeld. Kennis van de vertegenwoordiger wordt geacht bekend te zijn bij of worden toegerekend aan de vertegenwoordigde partij".

Aan een geldige volmacht zijn voor alle betrokkenen (volmachtgever, gevolmachtigde en Zwitserse belastingadministratie) rechtsgevolgen verbonden.

Zo zal de volmachtgever die zijn rechtsbetrekking met de gevolmachtigde beëindigd, maar wel belastingplichtige voor de Zwitserse omzetbelasting blijft, niet alleen de gevolmachtigde van het einde van de volmacht in kennis moeten stellen, maar zal de volmachtgever tegelijkertijd ook een nieuwe volmacht via de nieuwe gevolmachtigde aan de Zwitserse belastingdienst moeten laten toekomen.

Op zijn beurt zal de gevolmachtigde bij beëindiging van de vertegenwoordigingsbevoegdheid de volmachtgever moeten verwittigen dat de volmachtgever, zo deze voor de Zwitserse omzetbelasting verder belastingplichtige wil blijven, een nieuwe gevolmachtigde zal moeten aanstellen wiens aanstelling in de tijd naadloos op het beëindigde rechtsbetrekking zal moeten aansluiten -tenminste als de volmachtgever niet schadevergoedingsplichtig wil worden indien hij ondanks het beëindigen van de volmacht niettemin tegenover de Zwitserse belastingdienst de oude vertegenwoordiging laat doorlopen.

Het bestaan van een geldige volmacht brengt mee dat de Zwitserse belastingdienst haar communicatie en administratiefrechtelijke handelingen via de gevolmachtigde aan de buitenlandse onderneming zal moeten laten doen toekomen. Het is dus niet toegestaan dat de Zwitserse belastingsdienst in plaats van de gevolmachtigde in kennis te stellen, de buitenlandse ondernemer (tevens volmachtgever) langs diplomatieke weg (= Zwitserse Ministerie van Buitenlandse Zaken aan Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken) rechtstreeks benadert. Als ondanks het bekend zijn van een vertegenwoordigingsrelatie een administratiefrechtelijke handeling uitsluitend aan de volmachtgever wordt betekend, is de betekening gebrekkig en mogen daaruit geen nadelen voor de volmachtgever voortvloeien⁴.

Professionele fiscale vertegenwoordiging

Bij de rechtspositie van de fiscale vertegenwoordiger kan onderscheiden worden tussen de rechtsbetrekking ten aanzien van de ^a volmachtgever, ^b de Zwitserse overheid (in het bijzonder de belastingdienst/douane), alsmede tegenover ^c derden.

De fiscale vertegenwoordiger moet de buitenlandse onderneming/volmachtgever informeren over de rechten en verplichtingen die aan de Zwitserse omzetbelastingplicht zijn verbonden. Verder zal de fiscale vertegenwoordiger de rechten van de buitenlandse onderneming/volmachtgever zo goed mogelijk dienen waar te nemen, alsmede de buitenlandse onderneming/volmachtgever te ondersteunen bij het vervullen van de verplichtingen die uit de omzetbelastingplicht voortvloeien. Beide taken hebben het karakter van een inspanningsverplichting.

Tegenover de Zwitserse belastingdienst moet de fiscale vertegenwoordiger bij de vervulling van zijn taken zich aan de wettelijke regelingen houden, alsmede zal hij de belangen van de Zwitserse staat in het oog moeten houden zonder echter de belangen van de volmachtgever te veronachtzamen of slechts een tweede rang te geven. Waar op zijn plaats zal de fiscale vertegenwoordiger juridische maatregelen moeten inleiden indien hij meent dat de Zwitserse belastingdienst de rechten van de volmachtgever tekort doet.

De fiscale vertegenwoordiger moet weten welke grenzen aan zijn verantwoordelijkheden zijn gesteld. Uit oogpunt van corporate governance of ondernemingsrechtelijke regelingen in jurisdicties waaraan de buitenlandse onderneming is onderworpen zou (= zal) de volmachtgever zelf een superuser voor het eportal waarop de Zwitserse BTW aangiften worden ingediend moeten zijn. Daarnaast zal de volmachtgever zelf of, bij outsourcing, diens lokale accountant of belastingadviseur de BTW aangiften moeten indien. Voor de fiscale vertegenwoordiger is het niet nodig om superuser te zijn maar is in plaats daarvan een toegangsniveau met minder rechten, bijvoorbeeld voorbereider, voldoende. Een fiscale vertegenwoordiger die alle verantwoordelijkheid bij de volmachtgever weg neemt vervult zijn rol niet naar behoren.

Juridische en BTW-technische ondersteuning door fiscale vertegenwoordiger

Conform de Zwitserse BTW wet moeten buitenlandse ondernemers die ten behoeve van de Zwitserse BTW als belastingplichtige zijn geregistreerd een fiscale vertegenwoordiger in Zwitserland aanstellen. Een onderscheid moet worden gemaakt tussen de buitenlandse accountancy- of belastingadviesbureau's die met een Zwitserse brievenbus-BV doen alsof zij een kantoor in Zwitserland hebben, maar al hun werkzaamheden gewoon vanuit het buitenland doen, en echte professionele juridische dienstverleners op het gebied van onder andere indirecte belastingen die hun praktijk physiek daadwerkelijk in Zwitserland uitoefenen.

Om succesvol diensten van juridische of fiscaal-technische aard te kunnen aanbieden is vereist dat men niet alleen met de cultuur en administratiefrechtelijke praktijk van het desbetreffende land, in casus Zwitserland, vertrouwd is, maar ook dat men zich dagelijks met de relevante rechtsgebieden van Zwitsers recht bezighoudt. Uitsluitend onder die voorwaarden kan van professionele juridische en fiscaal-technische ondersteuning op het gebied van Zwisterse BTW en aanverwante rechtsgebieden worden gesproken.

Een professionele fiscale vertegenwoordiger weet wanneer en hoe hij zich moet laten gelden. Bijvoorbeeld, indien transportondernemingen van cliënten zich met vragen bij de fiscale vertegenwoordiger melden moet hij hen feilloos terecht kunnen wijzen wanneer zij van verkeerde aannamen uitgaan -iets wat geregeld gebeurt. Een professionele dienstverlener weet uit ervaring dat een buitenlandse onderneming aan een fiscale vertegenwoordiger niet veel heeft wanneer de fiscale vertegenwoordiger niet tevens de buitenlandse onderneming op aanverwante rechtsgebieden van hulp kan zijn en actief kan ondersteunen. Douanerecht, marktregulering, arbeidsrecht (uitzending van buitenlandse werknemers naar Zwitserland), relevant ondernemings-, handels- en civielrecht zijn enkele gebieden waarmee een buitenlandse onderneming die in Zwitserland zaken doet te maken krijgt. BTW registratie en voorbereiding van BTW aangiften is belangrijk facet van de fiscale vertegenwoordiging, maar niet de enige aspecten van die taak.